地域をハッピーにするイベントがひとつふたつと増えることで、 周りで活動するママ起業家の交流が生まれ活躍の場が広がります。
なにより、地域での子育て、ママの暮らしがもっと笑顔になります。
あなたがそのきっかけを作る『イベントプロデューサー』になる番です!
【ママの働き方見本市~笑顔で働きたいママのフェスタ】の運営事例も紹介しながら、イベント開催についてシリーズでお届けしています。


~イベントを開いてみよう イベントプロデューサーへの道~(順次更新予定)

1.【どんなイベントを開きたい?】とことんイメージを膨らませよう!

2.【妄想から現実に落とし込む】ハコを探そう

3.【いつ開催する?】スケジュールを組んでみよう

4.人を集めよう①【出展者・協力者編】

5.人を集めよう②【参加者・お客様編】

6.開催に向けて準備をしよう①【ヒト編】

7.開催に向けて準備をしよう②【ハコ編】

8.開催に向けて準備をしよう③【モノ編】

9.さあ、いよいよ本番当日!

10. イベント開催中もプロデューサーは忙しい!

11.【開催後①】終わってもまだまだ気は抜けない

12.【開催後②】次回に向けて 開催報告

番外編~イベント開催を成功させる『3つのチカラ』

番外編~イベント秘儀・バーターについて学ぶ

【その他】名義後援申請について

【その他】飲食取り扱いについて

【その他】協賛獲得について


2.【妄想から現実に落とし込む】ハコを探そう

開催イメージを膨らませたあとは
実現できる会場を探してみましょう!


「ここでたくさんの人が集まるイベントを開きたい!」
「この会場を好きな物、好きな人でいっぱいにしたい!」
ワクワクするイベントのイメージを膨らませるとき、すでに【会場】思い描いている場合もあるかもしれません。

いわゆる【ハコ】も立派な原動力、イメージのもと。
あなたのイメージを実現できる会場を探してみましょう!


会場の種類とメリット・デメリット

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具体的な施設やイメージが思い浮かばない場合はネットやフライヤーをもとにイベント情報をリサーチしてみましょう。

日々アンテナを立てることで「こんなところでイベントが出来るんだ!」という意外な発見もあるかもしれません。

【笑顔で働きたいママのフェスタ】でも野球スタジアムや商業施設など様々な場所でイベントを開催してきました。
いわゆる【ハコ】ではない場所も多く使わせていただきました。


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会場に求めるものやかけられる予算、チョイスの基準はそれぞれですがここでは失敗例を紹介しながら「リスク回避」につながる 会場選定時の確認ポイントについて紹介します。


失敗例から見る会場選びのチェックポイント

(1)借りるのは「ハコ」だけで大丈夫?

安い会場料につられたら…結局高くついてしまった!
というAさんの事例。
 
机や椅子が会場費に含まれる場合もあれば【レンタル料は別途】というケースも。

倉庫に机や椅子がたっぷり保管されている場合もあれば会場から離れた保管庫にあり、会場側で運搬、設営をする場合、別途費用が発生することもあります。
「私たち、力持ちですから!」と自分たちで運ぶ気満々でも会場側の指定業者を使うよう指示されるケースもあります。

また、そもそも会場に備え付けの備品がなかったり、個数が極端に少なかったりして、レンタルが必要になるケースも。

安いレンタル業者もありますが、運搬費がかかったり、催事当日の搬入では間に合わないため1泊2日分のレンタル費が発生したりする可能性もあります。

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またマイクやスピーカー、プロジェクターやスクリーンなどの機材も「会場費とは別」というケースがほとんど。
は別」 会場費がリーズナブルなので即決したのに備品や機材のレンタル料、設営費など予想外の出費がかさんでしまったAさん。
見た目の「会場費」に踊らされることなく
・どんな設備が必要か?
・それはいくらなのか?
・誰がどうやって手配するのか?
までチェックすべきだったと反省し、高い勉強代になったようです。


(2)実は…会場で荷物の受け取りが出来ずに大慌て!

理想の会場!使用料も予算内!
希望の日程で会場予約も完了!

すべてがスムーズに進んでいたはずなのに、「イベント開催日以外に荷物を預かることはできません」という事実が後から判明し、大慌てになったBさんの事例。

装飾に使うバナースタンドやパネルは手持ちで運べる大きさではなく
また、お客様へのプレゼントなどは協賛会社から会場へ直送予定でとても個人宅で預かることができる量ではありませんでした。
当日朝に車で持参するには量が多く、現実的ではありませんでした。

考えあぐねた結果、荷物を受け取るためだけにイベント会場近くの貸会議室を前日から借りてそこで受け取り、イベント開催の朝に会議室から会場まで台車で何往復もして運び込みをすることに。
朝から大混乱となったばかりではなく、想定外の出費もかさんでしまいました。

会場によって事前荷物預かりの規定はまちまちで保管スペースが限られているため「受け取りは出来るけど段ボール5個まで」というケースもあれば、繁忙期と閑散期で対応が異なることもあります。

「たぶん大丈夫だろう」ではなく会場を借りる日以外のことについてまでことについてまで対応の可否をしっかり確認しておくべきと反省したBさんでした。

特に屋外イベントの場合は荷物預かりや設営についても要確認!


(3)音を出すのはダメ?ベビーカーは禁止?
イベント内容の変更を余儀なくされるはめに・・・

駅からアクセスの良い、新しくてキレイな会場。
好条件のわりに会場費も予算内で「ぜひここで!」と決めるつもりだったCさん。

ところがイベント会場から思わぬ要請が。
・エレベーターが混み合うため、幅をとるベビーカーは控えてほしい
・歌やダンスなど、音を出すコンテンツは控えてほしい

オフィステナントが多く入っているビルのためビル利用者へ配慮したいという理由でした。

歌やダンスなど、ママサークルの発表会を計画していたこと、何かと荷物の多いママたちには赤ちゃんをベビーカーに乗せたままイベントをゆっくり楽しんでほしい!と思っていたCさん。

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音の出ないトークショーなどにステージの企画を変更したり、お客様にベビーカーでは来場しないよう事前にお知らせをするなど
会場のルールに対応する選択肢もありましたが「このイベントのために、それはしたくない!」とCさんにとってイベントの目的を貫くため、イチから会場を探し直すことになりました。


(4)広いのに…計算したブースが入らない

お客様が迷ってしまうほどたくさんのブースを出して一日中たっぷり楽しめるイベントにしたい!
そんな思いで憧れの会場から図面を取り寄せたDさん。
広さや予算も申し分なく、図面に配置イメージを書き込んではワクワクしていました。

ただ…実際に会場担当者との打ち合わせ後に戻ってきた図面を見ると想定していた7割程度のブース数しか設営できないことが判明しました。
なんでも消防法の規定で、通路幅や避難経路確保のため広さの割には机や椅子の設置ができない場所が多々あることが分かりました。

知名度も高く憧れの会場でしたが「出展団体数×出展料」を主な収入源としていたDさんは泣く泣く諦めることになりました。

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いかがでしたか?
会場探しの際にどんなことに気を付ければよいのか思わぬ盲点についてイメージできたでしょうか?
実はこれ、すべて【笑顔で働きたいママのフェスタ】で実際に経験した失敗談です。

100%理想どおりの会場に出会うことはなかなか難しことです。
また使い勝手の良い会場をリピートしている間にも途中で条件が変わったり、会場費が値上がりしたり、最悪閉鎖になってしまうことだってあります。

初めて会場を探すときにも、2回目3回目の計画でも
1.【どんなイベントを開きたい?】とことんイメージを膨らませよう! で描いたイメージと行ったり来たりしながら
・譲れない部分は何なのか?
・妥協してもよいことは何なのか?
ひとつひとつ向き合いながら、より良い企画・運営ができる会場を探していきます。

ただ忘れてはいけないのは【工夫することでクリアできる】問題もあるということです。

・会場の出入り口が階段になっていて、スロープが無い。
 ベビーカーのママが通れないのでは?
  → 入り口にスタッフが立って、ベビーカーを運ぶお手伝いをしよう!

・アクセスも良く認知度も抜群にある会場が借りられる!
ただ、営利目的での利用がNGで物販が出来ない。
出展者さんは売り上げがゼロになってしまう…
  → 体験や作品紹介、予約販売などをメインにした
全コンテンツが無料で楽しめるイベントにシフト!
出展者さん向けの説明会を開き
「有料イベントよりもお客様との接点を増やすことができる」
    「受注会に徹したり、今日申し込むと定価より●割引など
イベント来場特典をつけて、予約販売を行う」
「無料マッサージなので、生徒さんデビューの場とする」
など、無料イベントの活用法を提案し、納得した方に出展いただこう。

・椅子が足りない!レンタルすると高くついてしまう。
  →マンツーマンのカウンセリングや物販、マットを敷いて施術や体験をする
   出展者は椅子が不要かもしれない。
折りたたみ椅子など持ち込み出来る出展者さんもいるかもしれない。
   全出展者同士で数を調整すれば、予定の数で賄えるかもしれない!

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会場探しは【家探し】と似ています。
理想の暮らしをイメージしながら希望の条件や予算にかなう物件を探していきます。
アクセスや広さは後から変えられないし、予算に見合わない場所を借りるとそのために無理することが出てくるかもしれません。

ただ、家具の配置次第で広く感じさせたりDIYで使い勝手を良くしたりインテリアや暮らし方を工夫するのも楽しみのひとつです。

数時間限りでも「わたしたちの城」となるイベント会場だからこそ家を探すときと同じで「予算と譲れない条件」を明確にしてから会場を探してみましょう。

会場との打ち合わせの際は【笑顔で働きたいママのフェスタ】で利用した会場チェックリストもぜひ参考にしてみてくださいね!

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こちらからエクセルシートがダウンロードできます → 会場選定のチェック項目一覧

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